Meelopen in het echte werk
Arjan volgt het proces van begin tot eind, met de mensen die het doen. Niet vanuit een procesbeschrijving, maar vanuit wat er op dinsdagochtend gebeurt.
Procesoptimalisatie & automatisering
Eerst het proces.Dan pas de automatisering.
Een slecht proces wordt door automatisering geen goed proces. Het gaat alleen sneller fout. Daarom kijkt Arjan eerst met de mensen die het werk doen hoe het echt loopt, en bouwt Rick daarna de koppelingen en workflows die nog nodig zijn.
Arjan en Rick werken een procesanalyse uit: waar zit de tijd, waar gaat het mis?
Voor wie
Een voorbeeld dat we vaak zien
Voor bedrijven waar groei zichtbaar wordt in meer coördinatie, meer administratie en meer mensen die op elkaar wachten. Je hoeft vooraf niet te weten of je een koppeling, een nieuwe werkafspraak of AI nodig hebt. Dat is precies wat we samen uitzoeken.
Niemand doet iets fout. Het proces vraagt er gewoon om.
- 01
Een aanvraag komt binnen per mail.
Iemand zet dezelfde gegevens in het CRM en in een Excelbestand voor de planning. De volgende dag vraagt de planner ze nog een keer, omdat het bestand niet meer klopt. Bij de factuur blijkt het adres net anders gespeld.
- 02
Werk blijft liggen tussen aanvraag, offerte, planning en uitvoering.
Elke overdracht is een moment waarop informatie kwijtraakt of wacht. Wie de status wil weten, belt of loopt langs. De klant krijgt drie keer dezelfde vraag.
- 03
Eén medewerker weet hoe alles werkt.
Als zij vrij is, stokt het. Overdragen lukt niet, want de kennis zit in haar hoofd, in mailboxen en in bestanden met 'definitief-v3' in de naam.
Wat we doen
Wat we doen
Hier komt de samenwerking tussen Arjan en Rick het meest concreet samen. De één onderzoekt het werk en de organisatie, de ander bouwt wat er daarna nodig is.
Knelpunten, overdrachten en verspilling in kaart
Waar ontstaat wachttijd, dubbel werk en herstelwerk? Welke stappen bestaan alleen omdat ze er altijd al waren? Je krijgt een proceskaart met een praktische nulmeting.
Vereenvoudigen vóór automatiseren
Stappen die weg kunnen, hoef je ook niet te automatiseren. Pas als de werkwijze klopt, met duidelijke rollen en uitzonderingen, bepalen we wat techniek moet overnemen.
Koppelingen en workflowautomatisering bouwen
Rick verbindt de systemen die er al zijn en automatiseert het overdrachtswerk ertussen: van aanvraag naar CRM naar planning, met controle op fouten en een zichtbaar logboek.
Concreet
Wat je in handen krijgt
- Een proceskaart met knelpunten, overdrachten en een nulmeting in tijd en handelingen.
- Een vereenvoudigde werkwijze met duidelijke rollen en afspraken over uitzonderingen.
- Werkende workflowautomatisering en systeemkoppelingen voor het gekozen proces.
- Controle op fouten, beheerafspraken en begeleiding van de medewerkers die ermee werken.
Werkwijze
Zo pakken we het aan
We beginnen met één proces dat ertoe doet en werken dat van begin tot eind af. Daarna pas het volgende.
- 01
Kiezen waar het knelt
Samen bepalen we welk proces het meeste tijd kost of het vaakst misgaat. Dat wordt het eerste traject.
ResultaatEén afgebakend proces met een nulmeting.
- 02
Onderzoeken en vereenvoudigen
Arjan loopt mee, tekent het proces uit en bepaalt met het team welke stappen eenvoudiger kunnen of moeten verdwijnen.
ResultaatEen proceskaart en een nieuwe werkwijze.
- 03
Automatiseren wat overblijft
Rick bouwt de koppelingen en workflows voor de stappen die na het vereenvoudigen nog handwerk zijn.
ResultaatWerkende automatisering, getest met echte gevallen.
- 04
Toetsen in het echte werk
Inclusief de uitzonderingen. We meten tegenover de nulmeting en leggen beheer en eigenaarschap vast.
ResultaatEen proces dat overdraagbaar is en gemeten wordt.
Waar we in geloven
Automatisering versnelt een goed proces. En een slecht proces ook.
Wie een rommelig proces automatiseert, krijgt rommel op hoge snelheid. Daarom beginnen we niet bij de tool maar bij het werk. Van de stappen die we in kaart brengen, blijkt een deel alleen te bestaan omdat het altijd zo ging. Die halen we weg voordat er iets gebouwd wordt.
Bestaande software blijft het uitgangspunt. Vaak zit de verbetering niet in een nieuw pakket, maar in betere afspraken en koppelingen tussen de systemen die er al zijn.
Rick en Arjan
Wie doet wat
Twee vakgebieden die elkaar precies hier aanvullen.
Arjan
Processen en organisatie
Loopt mee in het werk, tekent het proces uit, benoemt verspilling en wachttijd en begeleidt de nieuwe werkwijze en de veranderingen in de organisatie.
Rick
Techniek en realisatie
Beoordeelt wat technisch kan, bouwt de koppelingen en de workflowautomatisering en zorgt voor controle op fouten en een zichtbaar logboek.
Samen
Toetsen in de praktijk
We proberen de nieuwe werkwijze uit met het team, inclusief de uitzonderingen. Pas als het op de werkvloer klopt, is het klaar.
Uit de praktijk
Wat we al gebouwd en ingevoerd hebben
Geen verzonnen resultaten. Waar we cijfers noemen, staat het bewijs erbij; waar het werk nog loopt, zeggen we dat.
In gebruik en in ontwikkeling
Werkstromen die overdrachtswerk weghalen
Bij een autobedrijf brachten we gegevens uit CRM, administratie en planning samen in één datalaag, zodat informatie op de juiste plek beschikbaar is en afwijkingen eerder zichtbaar worden. Bij een vloerenspecialist bouwen we stap voor stap een werkbare basis voor offertes, planning en uitvoering. We laten daarbij zien wat af is en wat nog loopt.
Bekijk het werk
Veelgestelde vragen
Vragen die we vaak krijgen
Zijn jullie een automatiseringsbedrijf of een adviesbureau?
De combinatie. We onderzoeken het bedrijfsproces én realiseren de technische verbetering. Het gaat om administratieve en operationele werkstromen, van aanvraag tot factuur, niet om industriële machinebesturing of IT-beheer.
Moeten onze bestaande systemen vervangen worden?
Nee. Bruikbare software blijft het uitgangspunt. De verbetering zit meestal in betere afspraken en koppelingen tussen de systemen die er al zijn.
Hoe meten jullie of een proces beter is geworden?
We kiezen vooraf meetpunten die bij het proces passen: doorlooptijd, aantal handmatige stappen, herstelwerk of volledigheid van aanvragen. Zonder nulmeting doen we geen besparingsclaim.
Kunnen jullie ook alleen het procesonderzoek doen?
Ja. Een procesdiagnose door Arjan kan op zichzelf staan, bijvoorbeeld als je eerst wilt weten waar het knelt voordat je in techniek investeert. De automatisering bouwen we daarna alleen als die de moeite waard is.
Andere ingangen
Los af te nemen, of als onderdeel van het programma
Een klant komt vaak binnen met één concrete vraag. Soms blijkt daarachter meer te zitten. Dan bekijken we processen, data, techniek en mensen in samenhang.
Overleggen?
Loopt dit ook bij jullie zo?
Beschrijf kort wat er nu gebeurt en waar het werk stroef loopt. Dan kijken we samen of een volgende stap logisch is.