Kennisbank · Door Rick Warmerdam · Bijgewerkt op · 6 min lezen
Begin bij wat er al is
Standaardpakketten voor boekhouding, CRM of planning doen veel, en ze worden onderhouden door een ander. Dat is waardevol. De eerste vraag is dus niet wat je wilt laten bouwen, maar wat de bestaande software niet kan, en of dat echt aan de software ligt of aan de manier waarop hij gebruikt wordt.
Signalen dat maatwerk loont
Maatwerk is een logische keuze als je een of meer van deze situaties herkent:
- Een spreadsheet is ongemerkt een bedrijfskritisch systeem geworden, met één persoon die weet hoe het werkt.
- Twee systemen kennen elkaar niet, waardoor dezelfde gegevens dubbel worden ingevoerd.
- Het standaardpakket mist precies de werkwijze waarin jullie je onderscheiden.
- Klanten of leveranciers moeten informatie aanleveren of inzien, en dat gaat nu per mail.
- Stuurinformatie moet uit meerdere systemen komen en wordt nu met de hand samengevoegd.
Vaak is een koppeling genoeg
Tussen 'standaard' en 'volledig maatwerk' zit een tussenvorm die vaak het meeste oplevert: een koppeling. De systemen blijven wat ze zijn, maar gegevens gaan automatisch van het een naar het ander. Een aanvraag komt dan één keer binnen en staat daarna in het CRM, de planning en later op de factuur.
Bij MarSter Automotive hebben we zo een datalaag gebouwd over het CRM, de boekhouding en de planning die er al waren. Niemand hoefde van systeem te wisselen; de informatie staat nu wel op één plek.
Hoe een traject verloopt
Kies je voor maatwerk, dan loont een traject in stappen, met de mensen die ermee gaan werken:
- Scope en acceptatie: wat moet het kunnen, voor wie, en wanneer is het af?
- Bouwen in stappen, zodat er snel iets werkt en je tussentijds kunt bijsturen.
- Testen met echte gebruikers en echte gegevens, inclusief de uitzonderingen.
- Opleveren met documentatie, en afspraken over beheer en doorontwikkeling.
Waar de kosten van afhangen
De prijs van maatwerk wordt vooral bepaald door:
- Het aantal systemen waarmee gekoppeld moet worden, en hoe goed hun koppelmogelijkheden zijn.
- Het aantal soorten gebruikers en de rechten die ze nodig hebben.
- Hoeveel uitzonderingen de werkwijze kent.
- De eisen aan beveiliging, beschikbaarheid en bewaartermijnen.
- Wie het na de oplevering beheert.
Vragen om vooraf te stellen
Van wie is de code na de oplevering? Waar draait de software, en wie betaalt die hosting? Is er documentatie, zodat een ander het kan overnemen? En wat gebeurt er als een gekoppeld systeem verandert? Een goede bouwer heeft op die vragen een antwoord voordat er een regel code geschreven is.
Hulp nodig bij dit onderwerp? Lees hoe we werken aan maatwerksoftware & koppelingen.